VEDTEKTER FOR ARENDAL ROTARYKLUBB

ARTIKKEL 1 - GENERELT - BESLUTTENDE ORGANER

Arendal Rotaryklubb er en frittstående rotaryklubb, med rettigheter og forpliktelser som er nedfelt i lover vedtatt av Rotary International. Klubbens charterdato er 30. september 1947.

I tilfelle av motstrid mellom disse vedtekter og lover fastsatt av Rotary International, skal sistnevntes regler gå foran.

Vedtektene forutsettes heller ikke å være i strid med norsk lov.

Besluttende organer

Styret og klubbmøtet er klubbens besluttende organer.

Klubbmøtet skal behandle:

1. Valg av innkommende president, styremedlemmer og revisor.

2. Fastsettelse av budsjett og kontingent, godkjenning av regnskap.

Beslutningsdyktighet

Klubbmøtet er beslutningsdyktig når 1/3 av medlemmene er til stede.

Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

ARTIKKEL 2 - VALG

Valg av innkommende president, styremedlemmer og revisor for det neste rotaryår skal holdes innen utgangen av desember hvert år.

For neste rotaryår skal velges innkommende president, som dermed velges som president i det derpå følgende rotaryår, sekretær, kasserer, visesekretær og ett styremedlem som også er leder for programkomiteen. Vanligvis skal innkommende president tidligere ha vært visesekretær og sekretær. Dessuten velges revisor.

Sittende president er automatisk medlem i styret som past president i neste rotaryår.

Valgkomiteen består av presidentene for de 3 siste rotaryår, med presidenten for det tredje siste rotaryår som formann.

Styret kunngjør med 14 dagers varsel det klubbmøte der valget skal foretas.

Avstemning skjer ved stemmetegn.

Avstemning skal skje skriftlig dersom styret eller mer enn 1/3 av medlemmene krever det.

Dersom valgkomiteens forslag ikke får flertall av de fremmøtte medlemmer, må valgkomiteen utarbeide et nytt forslag på de styremedlemmer som ikke ble valgt. Forslaget legges frem på et senere klubbmøte der valget foretas.

ARTIKKEL 3 – STYRET

Ledelsen av Arendal Rotaryklubb er styret som skal bestå av 7 - syv – medlemmer som velges i overensstemmelse med Artikkel 2 i disse vedtekter. Styret består av president, innkommende president, past president, sekretær, visesekretær, kasserer, samt leder av programkomiteen. Ledighet i styret skal fylles ved valg i klubbmøtet etter innstilling fra styret.

Presidentens plikt er å lede møtene i klubben og styret, samt å utføre andre oppgaver som vanligvis hører til dette verv. Ved rotayårets slutt skal presidenten utarbeide en rapport som skal gjenspeile klubbens aktiviteter i løpet av hans funksjonstid.

Innkommende presidents oppgave er å lede møtene i klubben og i styret i presidentens fravær og forøvrig utføre de oppgaver som blir pålagt av presidenten. Innkommende president skal være leder av komiteen for klubbtjeneste.

Sekretærens plikt er å føre medlemsfortegnelse, føre fremmøte ved møter, sende de fastsatte rapporter til Rotary International, sende månedlige rapporter om fremmøte og lignende til distriktet og å utføre andre plikter som vanligvis ligger i dette verv.

Kassererens plikt er å ta vare på alle klubbens midler, innkassere kontingent og sørge for betaling til distriktet og Rotary International, føre regnskap og sørge for at det avsluttes og revideres snarest mulig etter utgangen av rotaryåret og til enhver tid utføre de plikter og oppgaver som hører til dette verv.

Visesekretæren skal assistere sekretæren i alle sekretærens plikter.

Leder for programkomiteen har ansvaret for å planlegge program til alle klubbens møter i samsvar med presidentens prioriteringer.

ARTIKKEL 4 – MØTER

Klubbmøter holdes hver torsdag kl. 18,30 på Arendal Maritime Hotel eller et annet sted ifølge møteplan eller annen informasjon om tid og sted gitt til alle medlemmer.

Styremøter innkalles når presidenten finner det nødvendig, eller etter anmodning av to styremedlemmer.

Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme.

ARTIKKEL 5 - KONTINGENT

Kontingenten betales en gang pr. halvår. Den bestemmes av klubbmøtet i forbindelse med budsjettbehandlingen. Den skal kreves inn i august og februar med 1 måneds betalingsfrist.

Nye medlemmer som tas opp i de første 3 måneder i et halvår, skal betale halv kontingent for det halvåret de tas opp. Nye medlemmer som tas opp i de siste 3 måneder av et halvår, betaler ingen kontingent for det halvåret de tas opp.

ARTIKKEL 6 - KOMITEER

Klubbkomiteenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fire Tjenesteområder. Når det er praktisk mulig, bør komitémedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komitémedlemmer til ledige verv, utnevne komitéledere samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår. Uten fullmakt fra presidenten/styret skal ingen komité igangsette vesentlige arbeider.

Enhver komité skal behandle de saker som blir overlatt den av presidenten eller styret.

Presidenten har møte rett i alle komitéer.

Flere komitéer kan opprettes etter behov.

Klubben har flg. komitéer:

ARTIKKEL 7 – FRAVÆR

Ved søknad til styret med angivelse av gyldig grunn. Kan det gis permisjon (tillatelse til møtefravær) for nærmere bestemt tidsrom.

Permisjon skal tjene til å hindre tap av medlemskap, og det permitterte medlem teller ikke med i møtestatistikken.

ARTIKKEL 9 - FINANSER

Kassereren skal sette klubbens midler i den bank som styret bestemmer.

Klubbens regnskapsår følger Rotaryåret som er fra 1. juli til 30. juni.

Regnskapet for rotaryåret skal foreligge i revidert stand snarest mulig etter rotaryårets utgang.

Det skal opprettholdes en reserve i form av et bankinnskudd som sikrer forsvarlig drift av klubben.

Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide et budsjett for inntekter og utgifter for rotaryåret. Budsjettet skal godkjennes av medlemmene på et klubbmøte.

ARTIKKEL 10 - NYE MEDLEMMER

Klubbmøtet avgjør om det skal/kan tas opp nye medlemmer etter forslag fra styret.

Forslag på nytt medlem skal skje skriftlig til styret. Samtlige av klubbens medlemmer har forslagsrett. Forslag på nye medlemmer skal behandles konfidensielt.

Medlems- og klassifikasjonskomiteen skal vurdere valgbarheten av foreslåtte medlemmer og rapportere til styret.

Forslag på nye medlemmer som er godkjent av styret, skal bekjentgjøres for klubbens medlemmer og navn på forslagsstiller som også vanligvis blir fadder.

Hvis ingen skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret innen 14 dager etter bekjentgjørelsen, skal det foreslåtte medlem inviteres til medlemskap gjennom sin fadder.

Hvis skriftlig innvending er levert styret innen fastsatt frist, skal styret votere skriftlig over opptagelsen av den kandidat som det måtte være kommet innvending(er) mot. Dersom 1 - ett - styremedlem stemmer i mot skal den omtvistede kandidat IKKE tilbys medlemskap.

Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben gjennom en enkel opptaksseremoni og motta sin rotarynål.

Klubben kan i henhold til klubblovene velge æresmedlemmer foreslått av styret. Varighet av et æresmedlemskap bestemmes av styret.

ARTIKKEL 11 - IKRAFTTREDELSE OG ENDRINGER

1. Disse vedtekter er vedtatt av Arendal Rotaryklubb i møte den 01.09.2011 og senest 30.01.2014, og trer i kraft fra denne dato.

2. Vedtektene kan endres på et ordinært klubbmøte forutsatt at:

- det er styrebehandlet og anbefalt av styret

- endringsforslag er kunngjort for alle medlemmer med 14 dagers frist

- et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede

- det får to tredjedels flertall av de fremmøtte medlemmer

3. Ingen endringer i, eller tillegg til disse vedtekter kan gjøres, som ikke er i overensstemmelse med lover og vedtekter for Rotary International.
.